روابط عمومی چیست و چه وظایفی دارد؟
روابط عمومی ،نقشی بسیار مؤثر دربهبود وضعیت سازمان ها وایجاد تعامل بین درون سازمانی و برون سازمانی دارد. مسئول روابط عمومی درهردستگاه و سازمان دولتی وخصوصی، بایستی واجد یک سری خصوصیات و روشهای کارآمد دراداره امور وانجام وظائف شغلی باشد تابتواند مایۀ پیشرفت کاری در ادارات و سازمانها گردد. اگر بخواهیم روابط عمومی درحد مطلوبی داشته باشیم بایستی به گونهای برنامهریزی شود که در درجۀ اول نسبت به تثبیت و تقویت جایگاه روابط عمومی اقدام گردد. در مراحل بعدی، تدوین ساختار و اساسنامه روابط عمومی، درنظر گرفتن نیروهای کافی برای انجام وظایف مربوطه و مجهز شدن به ابزارهای نوین ارتباطی مورد توجه قرار گیرد تا بتواند از عهدۀ مسائل گسترده دنیای معاصر برآید و راهنمای خوبی برای مجموعه کاری و مخاطبان گردد .
ویژگیهای مدیر روابط عمومی
مدیر روابط عمومی باید به گونهای انتخاب شود که دارای ویژگیهایی باشد تا براساس آن ها بتواند موفقیت لازم را در پیشبرد اهداف سازمانی محقق نماید و اعتماد مخاطبان اداره و سازمان را نیز به خود جلب نماید. در اینجا برخی از ویژگیهای لازم برای انتصاب مسئول روابط عمومی ذکر میشود :
1- مهارت فنی
2- دانش ومهارت تخصصی
3- سوابق تجربی موفق
4- توانمندی های فردی نظیر پژوهش افکار عمومی، سخنوری، قدرت بیان، قلم توانا،توانمند درتجزیه و تحلیل مسائل، دارای سعه صدر که درپرتو آنها بتواند تعامل مطلوب و مؤثری را در روابط سازمانی برقرار کند
5- اخلاق و منش متناسب با حرفه روابط عمومی
6- احساس تعهد نسبت به سازمان و جامعه
وظایف روابط عمومی موفق :
گرچه مجموعه وظایف یک روابط عمومی، به روشهای کلیشهای دنیای ارتباطات و تبلیغات ختم نمیشود و هرگز نمیتوان آنها را محدود و محصور در یک سری رفتار و برنامهها کرد، اما روابط عمومی برای وصول به موفقیت سارمانی، نباید بدون برنامه حرکت کند، بلکه باید خیلی هدفمند و منظم باشد تا بتواند در راستای انجام وظایف، موفقیت حاصل نماید. دراینجا به بعضی از وظایف یک روابط عمومی با رویکرد نوین و متمایل به «قرن ۲۱» به صورت مختصر پرداخته میشود :
1- ارائه مشاوره های مؤثر به مدیران ارشد سازمان
2- حفاظت از حریم سازمان در مقابل جوسازی ها، خلاف گویی ها، دروغ پردازی ها، تهدیدها و ... این در حالی محقق می شود که مدیر روابط عمومی خود مبرا از این مسائل باشد.
3- همکاری فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها.
4- برگزاری جلسات داخلی بین کارکنان و مدیران به صورت ماهیانه یا فصلی.
5- ارتباط تنگاتنگ با اینترنت، خبرگزاریها، وب سایتها و وبلاگ ها
6- توجه به اطلاع رسانی آنلاین و داشتن حداقل یک سایت و یا وبلاگ تخصصی برای سازمان و اداره
7- ایجاد حسن رابطه بین کارکنان، مشاوران و مدیران سازمان.
8- انعکاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم ممیزی نمودن آن به مسئولان و دریافت بازخورد آن جهت ارائه به کارکنان.
9- روابط عمومی موفق، نه ،«توجیه گر»است ،نه «تبیین گر» ،بلکه «تحلیل گر» است .
10- صداقت درکار روابط عمومی ،نقش بسیار مهم و سازنده ای دارد وسبب جلب اعتماد می شود. پس نباید «صداقت کاری» را حتی برای یک لحظه از نظر دورنگه داشت.
11- روابط عمومی ، مهندسی ارتباط رضایت مندانه و پایدار است .پس مسئول روابط عمومی باید در برقراری «ارتباط رضایت مندانه» بین دستگاه متبوع و مخاطبان بکوشد.
12- روابط عمومی آیینه تمام نمای یک مؤسسه میباشد .بنابراین نباید «بزرگ نمایی» ویا «کوچک
نمایی» پیشه کرد ،بلکه بایستی ،مسائل وتنگناها را «همان گونه که هست» منعکس نمود.
13- چاپ بروشور پیام های آموزشی، پژوهشی و دیگر فرآوردههای سازمانی.
14- خروج روابط عمومی از موضع «انفعالی» به موضع «فعال»
15- برای شرکت در مراسم و مناسبت های مختلف دعوت از خبرنگاران فراموش نشود.
16- موضع گیری شخصی و سیاسی در تنظیم خبر دخالت داده نشود .
17- اجرای سیستم مکانیزه خبر رسانی (روابط عمومی الکترونیک) جدی گرفته شود .
18- باید به تمامی رسانه ها و خبرنگاران آنها احترام گذاشت، تبعیض بین خبرنگاران باعث دلسردی
خبرنگاران نسبت به روابط عمومی و عدم انعکاس مناسب اخبار خواهد شد .
19- این هنر روابط عمومی است که به اندازه قابلیت و توان رسانه ها از آنها به نفع سازمان بهره ببرد.
20- مسئول روابط عمومی باید با تنظیم اخبار در حجم کم، و بیان اصلیترین و مهمترین عناصر خبری «کوتاه نویسی» را تجربه نماید.
21- خوش برخورد بودن،لازمۀ کار روابط عمومی است .
22- سرعت عمل و ایفای نقش مؤثر و ارزنده در مواقع حساس و بحرانی، عامل بسیار مهمی در موفقیت وکارآمدی یک روابط عمومی است .
23- مدیریت تابلوی اعلانات و به روز کردن مطالب آن
24- برقراری تعامل مطلوب وسازنده بین اداره یا سازمان مربوطه با سازمانها، ادارات، نهادها و اشخاص
حقیقی وحقوقی
25- تهیه گزارش فعالیت واحدها و جمعبندی آن به صورت گزارش ماهانه، فصلی و سالانه
26- پاسخگو کردن دستگاه اداری و خصوصی در برابر مخاطبان و قائل شدن احترام برای ارباب رجوع و افکارعمومی